Kostenbesparing telefonie

Kantoorlocaties, zwembaden, werkplaatsen en sporthallen: zomaar een aantal locaties die in beheer zijn van een gemeente. Wanneer deze locaties niet alleen voorzien worden van telefonie, maar ook van alarmen en pinautomaten, lopen er al snel flink wat netlijnen. In deze case beschrijven we een gemeente, die in de loop der jaren verschillende locaties aantrok en soms ook weer afstootte. Er was hierdoor een ware wildgroei aan huurlijnen ontstaan. De gemeente had niet meer scherp op het netvlies welke huurlijnen wel en niet meer gebruikt werden. Zonde van het geld, en reden tot actie. Binnen de gemeente ontbrak het echter aan tijd, kennis en specifieke apparatuur voor deze klus.

De teamleider facilitaire zaken van deze gemeente had eerder een heel positieve ervaring opgedaan met business consultant Wilco Smit van WCS TeleAdvies. Dit project betrof het vervangen en aanbesteden van de telefooncentrale van de gemeente. Voor deze klus twijfelde hij dan ook niet wie hij zou inschakelen.

WCS TeleAdvies heeft onder andere voor de gemeente de inventarisatie uitgevoerd en inzichtelijk gemaakt welke lijnen waar en waarvoor gebruikt worden. De teamleider over de inventarisatie: “Soms zat er ergens nog een alarm of een fax op, of zat er een pinautomaat achter. Je moet een heel goed beeld hebben van wat voor verbindingen over deze lijnen lopen, en dat heeft WCS TeleAdvies voor ons doorgemeten en in kaart gebracht. Zij hadden de kennis en apparatuur voor deze klus in huis. De overbodige lijnen zijn vervolgens bij de provider opgezegd, wat een jaarlijkse besparing van 60.000 euro heeft opgeleverd.” Hij vervolgt: “Naast financieel gewin is het grote voordeel ook dat je erna goed in beeld hebt welke huurlijnen er nog zijn en waar deze aan gekoppeld zijn. Dit hebben wij nu overzichtelijk gedocumenteerd en dat helpt enorm bij de bedrijfsvoering en verhoogt bovendien het kostenbewustzijn. Intern is hier dan ook enorm positief op gereageerd. De investeringskosten waren eenmalig en zijn maar een fractie van de jaarlijkse besparing.”

De teamleider facilitaire zaken: “De consultant geeft goed advies en luistert kritisch naar hetgeen leveranciers vertellen. Leveranciers draaien hem geen rad voor ogen: met al hun kennis prikt WCS TeleAdvies er zo door heen. Keuzes die wij hebben gemaakt op basis van hun input en kennis, daar hebben wij tot op heden absoluut geen spijt van gehad.” Zo is er een eerder project een goed werkende telefooncentrale geïmplementeerd en zijn er destijds geen open einden ontstaan tussen wat de gemeente wilde en wat er uiteindelijk geleverd is door de leverancier. De teamleider: “Mede door WCS TeleAdvies zijn er geen misverstanden tussen ons en de leverancier ontstaan. Ik kan de begeleiding en het advies van WCS TeleAdvies dan ook absoluut aanraden.”

Deze casebeschrijving is opgesteld samen met de verantwoordelijke teamleider facilitaire zaken van de desbetreffende gemeente. Het is een kleine gemeente, met ongeveer 30.000 inwoners en sinds 2007 tevreden klant van WCS TeleAdvies.